In der Vergabekommission müssen mindestens folgende Vertretungen gewährleistet sein (Art. 7 der Statuten):
- Stiftungsrat: Präsident und Delegierter;
- Partizipation: Je eine Vertretung der Zielgruppe Kinder (6 bis 12 Jahre) und Jugendliche (12 Jahre bis Volljährigkeit);
- Fachliche Vertretung aus dem Bereich Kindesschutz oder Sozialpädagogik, welche beruflich aktiv im Stiftungsgebiet tätig ist.
- Wenn möglich, eine Vertretung aus dem Exekutivbereich der Stadt St. Gallen, Verantwortungsbereich offene Arbeit mit Kindern (beispielsweise dem Jugendsekretariat oder dem Amt für Gesellschaftsfragen respektive deren Nachfolgeorganisationseinheiten). Antrag an den Stadtrat ist pendent.
- Die Amtsdauer eines Mitglieds der Vergabekommission beträgt zwei Jahre. Eine Wiederwahl resp. -ernennung ist möglich. Bei Ersatzwahlen während der Dauer einer Amtsperiode treten die Neugewählten in die Amtsdauer ihrer Vorgänger ein.
- Bei einer Vakanz kann der Stiftungsrat ersatzweise ein weiteres Mitglied aus seinen Reihen delegieren.
- Die Vergabekommission entscheidet nach einem Vergabereglement, welches vom Stiftungsrat erlassen wird.
- Die Vergabekommission führt über ihre Vergabeentscheidungen ein Erwägungs- und Beschlussprotokoll.